Documentación de Fichaget Digital 2026

1. Introducción

Fichaget Digital 2026 es una plataforma de control de presencia y gestión laboral para empresas. Permite:

• Fichar entrada y salida (y pausas) de la jornada, con o sin geolocalización.
• Gestionar vacaciones, bajas y permisos (solicitudes y aprobaciones).
• Almacenar documentos por usuario y por empresa (contratos, nóminas, políticas).
• Publicar comunicados internos a empleados o departamentos.
• Administrar empleados, horarios, registros y firmas mensuales (owner/admin).
• Facturación por planes y suscripción (Stripe) para el propietario (solo web).

Tras iniciar sesión accedes al Dashboard, donde el menú lateral cambia según tu rol (Propietario, Administrador o Empleado).

2. Roles y permisos

• Propietario (owner): Crea la empresa, gestiona facturación, ajustes, panel global y acceso a todo lo que puede un administrador.
• Administrador (admin): Gestiona empleados, registros de fichaje, trámites (vacaciones/bajas), documentos de empresa y panel de administración. No accede a facturación ni a ajustes de facturación.
• Empleado (employer): Ve su resumen (inicio), ficha su jornada, solicita vacaciones/bajas y consulta sus documentos y los de la empresa. No gestiona a otros usuarios ni registros globales.

El menú solo muestra las secciones permitidas para tu rol y permisos. El plan Básico no incluye trámites, documentación avanzada ni comunicados; el plan Pro o superior sí.

3. Registro, login y recuperación

Registro: Desde la web pública, «Regístrate» o «Prueba Gratis». Introduces datos de la empresa (nombre, CIF, email, teléfono, dirección, contraseña) y, si aplica, un código de verificación por email. Tras verificar, la cuenta queda creada y puedes iniciar sesión.

Login: En la página de acceso introduces email y contraseña de la empresa. La sesión se mantiene con una cookie segura (HttpOnly).

He olvidado mi contraseña: En login, «He olvidado mi contraseña». Indicando el email recibes un enlace para restablecerla (página de reset con código y nueva contraseña).

4. El Dashboard

Tras el login entras al Dashboard: la zona de trabajo principal de Fichaget. La interfaz se adapta a escritorio y móvil.

En escritorio verás:

• Menú lateral: logo Fichaget, módulos según tu rol (Mi Resumen, Mis fichajes, Vacaciones y Bajas, Mis Documentos, Administración, etc.) y acceso a Configuración.
• Cabecera: título del módulo activo, campana de notificaciones y tu avatar/nombre.
• Área central: contenido del módulo seleccionado.

En móvil y tablet el menú lateral se abre con el botón de hamburguesa y, además, hay una barra inferior con accesos rápidos: Resumen, Fichajes, Trámites, Docs, Admin (si aplica) y Perfil.

• El desplegable Administración agrupa Gestión de Trámites, Usuarios, Registros de Fichaje, Gestión de Documentos y Comunicados (según permisos).
• El desplegable Configuración (icono engranaje) incluye Empresa, Calendario de trámites, Horarios, Documentos de empresa, Roles, Notificaciones, Exportaciones y Facturación (solo propietario en web).
• Salir cierra la sesión. El avatar abre tu perfil.
• En la app nativa, el botón atrás del sistema cierra modales o paneles abiertos antes de salir de la aplicación.

5. Mi Resumen (Inicio)

Es la pantalla por defecto al entrar. Incluye:

• Tiempo de hoy: temporizador de la jornada. Botones Iniciar Jornada, Pausar, Reanudar y Detener. Al pausar puedes indicar motivo (comida, reunión, etc.).
• Balance semanal: comparación de horas de la semana actual frente a la anterior.
• Notificaciones: resumen de avisos recientes. Puedes abrir el panel completo desde la tarjeta o desde la campana del header. Toca una notificación para ver el detalle y el botón Ver en… (Registros, Trámites, Comunicados, etc.).
• Semana completa (Lu–Dom): vista semanal con totales; cambia entre semana actual y anterior.
• Mis fichajes recientes: últimas jornadas (en escritorio). En móvil usa el acceso Fichajes de la barra inferior para el listado completo.
• Firmas pendientes: si tu empresa usa firma mensual de fichajes, aquí verás recordatorios para firmar el mes anterior.

Geolocalización: si está activa en tu empresa, al fichar se solicitará permiso de ubicación y se validará tu posición.

El estado del fichaje se sincroniza con el servidor. Si cierras la app o el navegador con la jornada iniciada, al volver verás el mismo estado.

6. Vacaciones y Bajas

Módulo para solicitudes de ausencia (vacaciones, bajas, permisos y otros tipos configurados). Requiere plan Pro o superior (en plan Básico no aparece).

Como empleado:

• Calendario: días bloqueados por la empresa, tus trámites pendientes y aprobados. Selecciona un rango de fechas (clic inicio + fin o arrastrando).
• Nueva solicitud: botón «Nueva solicitud». Indica tipo, fechas, comentario y adjuntos si aplica. Queda en estado pendiente hasta que un responsable la revise.
• Lista: todas tus solicitudes con estado (pendiente, aprobada, rechazada). Puedes abrir el detalle, ver mensajes y el historial.
• Equipo: si tu empresa lo permite, puedes ver el calendario de vacaciones de tu departamento.

Como admin/owner: en Gestión de Trámites (Administración) ves todas las solicitudes, estadísticas, calendario global y bandeja de pendientes. Puedes aprobar, rechazar, comentar y filtrar por empleado, tipo o fechas.

Configuración de calendario (Configuración → Calendario): días bloqueados, convenios, tipos de trámite y reglas por departamento o empresa.

7. Documentos

El módulo Mis Documentos tiene dos pestañas:

• Mis documentos: contratos, nóminas y archivos asociados a tu usuario. Filtra por carpetas, cambia entre vista cuadrícula o lista, abre vista previa (PDF/imagen) y descarga. Algunos documentos pueden requerir firma digital.
• Documentos empresa: manuales, políticas y archivos compartidos a nivel de empresa, también organizados por carpetas.

En la app móvil los PDF se pueden previsualizar y descargar al dispositivo con las herramientas nativas.

Gestión (admin/owner):

• Gestión de Documentos (Administración): subir y asignar documentos a empleados, carpetas y permisos.
• Documentos de empresa (Configuración o Panel Owner): archivos corporativos visibles para todos.
• Formatos habituales: PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG (límite ~10 MB por archivo).

8. Comunicados

Los comunicados son avisos internos de la empresa (novedades, recordatorios, circulares). Acceso desde Administración → Comunicados (según permisos).

• Empleados: reciben notificación al publicarse un comunicado. Pueden leerlo desde el panel de notificaciones o el módulo Comunicados.
• Administradores: crean comunicados con título y cuerpo, eligen destinatarios (toda la empresa, departamento o filtro) y publican. Los comunicados quedan en el historial.

9. Panel Owner y Panel Admin

Panel de Propietario (Owner): Solo visible para el rol owner. Ofrece acceso rápido a: Panel de Administración, Configuración (Ajustes), Panel Global (estadísticas), Gestión Documentos Empresa y Mi Facturación. Cada tarjeta abre el módulo correspondiente.

Panel de Administración (Admin): Visible para owner y admin. Muestra tarjetas para: Gestión de Trámites (con contador de pendientes), Gestión de Usuarios (empleados), Registros de Fichaje, Gestión de Documentos, Documentos Empresa, etc. Incluye resumen de trámites pendientes y total de usuarios. Desde aquí se accede a la gestión día a día de la empresa.

10. Gestión de empleados

Accesible desde el Panel Admin → «Gestión de Usuarios» (o equivalente según menú). Solo owner y admin.

• Listado: Ver todos los empleados de la empresa (nombre, email, rol, estado).
• Crear empleado: Botón «Crear Empleador». Rellenar nombre, email, DNI/NIE, teléfono, centro de trabajo, rol, horario base, etc. Tras guardar se puede enviar una invitación por email con enlace para que el empleado configure su contraseña y complete su perfil.
• Ver detalle: Al hacer clic en un empleado se abre su ficha: datos personales, contrato, horarios por día, pausas permitidas, documentos, registros de fichaje recientes. Desde aquí se pueden editar datos, cambiar contraseña, enviar de nuevo la invitación o marcar para eliminar.
• Registros y edición de fichajes: En la ficha del empleado se pueden ver y, si está permitido, editar/corregir fichajes (entrada/salida, pausas) con motivo de cambio para auditoría.

Si un usuario tiene rol empleado e inicia sesión, en «Gestión de Usuarios» solo verá su propio perfil (vista de detalle de sí mismo), no el listado completo.

11. Registros de fichaje

Hay dos vistas principales según tu rol:

• Mis fichajes (menú o barra móvil): solo tus jornadas. Puedes consultar historial, ver detalle de cada fichaje, solicitar modificación o firmar el mes si tu empresa lo exige.
• Registros de Fichaje (Administración, permiso fichaje.read_all): listado global de la empresa con filtros por empleado, fechas y búsqueda.

Funciones habituales:

• Detalle e historial: cada registro muestra entradas, salidas, pausas, IP y ubicación (si aplica). Los cambios quedan en historial de auditoría.
• Edición directa: admins con permiso pueden corregir fichajes con motivo.
• Solicitudes de edición: empleados sin permiso de edición pueden pedir cambios; el admin las aprueba o rechaza desde la bandeja de solicitudes.
• Firmas mensuales: si está activo, los empleados firman el mes anterior; el admin puede confirmar o gestionar incidencias.
• Desde notificaciones: al pulsar «Ver fichaje en Registros» se abre directamente el fichaje indicado.

12. Facturación

Solo el Propietario (owner) gestiona la suscripción. Disponible en la web (Configuración → Facturación o Panel Owner → Mi Facturación). No está en la app móvil.

• Estado del plan: Básico, Pro o Ultimate; periodo de prueba, activo o suspendido; próxima fecha de cobro.
• Facturas: listado con número, periodo, importe, estado y descarga del PDF.
• Pago: checkout con Stripe desde la web pública (precios). Cobros recurrentes automáticos.
• Cancelar: opción para cancelar la suscripción desde el módulo de facturación.

13. Invitar y configurar empleados

Crear el usuario: En Gestión de Usuarios (Panel Admin), crear el empleado con su email. Al guardar se puede generar un enlace de invitación (o reenviarlo desde la ficha del empleado).

Enlace de invitación: El empleado recibe un enlace (por ejemplo por email) que lleva a la página Configurar Empleado (/setup-employee.html?token=...). El token es válido un tiempo limitado (p. ej. 7 días).

Página de setup: El empleado introduce o confirma su email y define su contraseña. Opcionalmente puede configurar su horario base (días y horas de entrada/salida). Al guardar, el token se consume y ya puede iniciar sesión en la web con ese email y contraseña. Si solo define la contraseña, el horario puede dejarse para después o configurarse por el admin.

14. Perfil de usuario y cuenta

Desde el avatar (cabecera o barra inferior en móvil) accedes a tu ficha de usuario.

• Datos personales: nombre, email, teléfono, DNI/NIE, departamento y centro de trabajo.
• Contraseña: cámbiala desde el perfil o con «He olvidado mi contraseña» en el login.
• Horario y contrato: consulta tu horario asignado (la edición la hace un admin).
• Fichajes y documentos: pestañas rápidas a tus registros y archivos desde la propia ficha.
• Preferencias: modo claro/oscuro y otras opciones de visualización si están activas.

15. Notificaciones y avisos

Fichaget avisa de eventos relevantes dentro de la plataforma y, en móvil, con notificaciones push.

Dónde verlas:

• Campana del header: abre el panel con las últimas notificaciones. En móvil ocupa pantalla completa; desliza el encabezado hacia abajo o usa el botón atrás para cerrar.
• Tarjeta en Inicio: acceso rápido al mismo panel.
• Escritorio (Chrome/Edge): opción para recibir avisos en la bandeja del sistema si lo activas en el panel.

Interacción:

• Toca una notificación para ver el detalle y el botón Ver en… (p. ej. «Ver fichaje en Registros», «Ver en Vacaciones y Bajas», «Ir a Comunicados»).
• Desliza una notificación a la izquierda para eliminarla (con opción de deshacer).
• «Marcar todas como leídas» limpia el contador de no leídas.

Tipos habituales: trámites aprobados/rechazados, solicitudes pendientes para admin, fichajes editados, recordatorios de firma, comunicados nuevos y mensajes de trámites.

Configuración (admin): en Configuración → Notificaciones puedes activar o desactivar cada tipo de aviso y su frecuencia (p. ej. recordatorio de firma el día 1 de cada mes).

16. Configuración de empresa

Acceso desde el icono Configuración (engranaje) del menú lateral. Las opciones visibles dependen de tu rol y permisos:

• Empresa: razón social, CIF/NIF, contacto, logo, marca y datos generales.
• Calendario: días bloqueados, convenios, tipos de trámite y reglas por departamento (plan Pro+).
• Horarios: plantillas de jornada, pausas y asignación a empleados.
• Documentos de empresa: archivos corporativos compartidos.
• Roles y permisos: qué puede hacer cada rol en la plataforma.
• Notificaciones: qué avisos se envían y con qué frecuencia.
• Exportaciones: descarga de logs y fichajes para auditoría.
• Usuarios: acceso alternativo a la gestión de empleados.
• Facturación: plan, facturas y suscripción (solo propietario; no disponible en la app móvil, solo en web).

17. App móvil (iOS/Android)

La app nativa de Fichaget (App Store / Google Play) carga la misma plataforma que la web, optimizada para móvil.

• Login: mismo email y contraseña que en la web. No aparece «Volver al inicio» en la pantalla de acceso.
• Navegación: barra inferior (Resumen, Fichajes, Trámites, Docs, Admin, Perfil) y menú lateral con hamburguesa.
• Permisos: ubicación (fichaje geolocalizado), notificaciones push y almacenamiento para descargar documentos.
• Notificaciones push: al tocar una notificación se abre el módulo relacionado (trámite, fichaje, comunicado…).
• Botón atrás: cierra paneles y modales antes de salir de la app.
• Facturación: la gestión de pagos y planes solo está en la web; en la app verás un aviso si intentas acceder.
• Actualizaciones: la interfaz se actualiza desde el servidor; para cambios del icono o splash hace falta actualizar la app desde la tienda. Si tu versión es antigua, recibirás un aviso push y una notificación en la campana para ir a Google Play o App Store.

Descarga la app buscando Fichaget en App Store o Google Play, o desde los enlaces de la web principal.

18. Flujos rápidos por rol

Empleado (flujo diario):

1. Entrar a Inicio.
2. Iniciar Jornada.
3. Pausar/Reanudar cuando corresponda.
4. Detener Jornada al terminar.
5. Si necesitas ausencia, crear solicitud en Vacaciones y Bajas.

Admin/Owner (flujo semanal):

1. Revisar trámites pendientes en Panel Admin.
2. Validar solicitudes y bloqueos de fechas.
3. Supervisar registros y corregir incidencias justificadas.
4. Actualizar documentos de empresa/empleados cuando aplique.
5. Owner: revisar estado de plan y facturación.

19. Soporte y resolución de problemas

• No puedo iniciar sesión: revisa email/contraseña, usa «He olvidado mi contraseña» y comprueba la conexión.
• No puedo fichar: activa permisos de ubicación si tu empresa exige geolocalización; comprueba que no tengas ya una jornada abierta en otro dispositivo.
• No veo un módulo: tu rol o el plan de la empresa (Básico vs Pro) puede ocultarlo. Pregunta al administrador.
• No llegan notificaciones push: en Ajustes del móvil, permite notificaciones para Fichaget; en iOS asegúrate de tener la última versión de la app.
• «Ver fichaje» no abre bien: actualiza la página o la app; si persiste, contacta soporte con la hora aproximada del aviso.
• La app pide actualizarse: descarga la versión más reciente desde la tienda (Play Store / TestFlight / App Store).
• Necesitas ayuda: habla primero con el responsable de RRHH o administrador de tu empresa. Para incidencias técnicas, visita fichaget.es/soporte.